Pasal 1 ayat 13 UU Jabatan Notaris mendefinisikan protokol notaris sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sebagai arsip negara, dokumen itu harus selalu disimpan dan dipelihara dalam keadaan apapun meskipun notaris si pemilik protokol tengah cuti maupun meninggal dunia. Pasal 63 ayat 5 mengatur cara penyimpanan dan pemeliharaan protokol notaris. Yakni, protokol notaris yang telah berusia 25 tahun atau lebih diserahkan kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD). Implementasinya ternyata menimbulkan berbagai permasalahan.
"MPD tidak mampu menyimpannya, mengingat keterbatasan luas kantor MPD. Salah satu solusinya yakni memperbolehkan penyimpanan protokol notaris secara digital. Memanfaatkan UU Kearsipan, sehingga protokol notaris dapat disimpan dalam bentuk chip atau berupa elektronik di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)," ujar Bamsoet usai menerima pengurus Ikatan Keluarga Alumni Notariat UNPAD (IKANO), di Jakarta, Rabu (6/9/23).
Pengurus IKANO yang hadir antara lain, Ketua Umum Ranti Fauza Mayana, Sekretaris Umum Harry Susanto, Bendahara Umum Teresa Alexandra, Penasihat Refki Ridwan, Bidang Sosial Hilda Anas, serta Bidang Seni dan Budaya Ginanjar Herlina.
Ketua DPR RI ke-20 dan mantan Ketua Komisi III DPR RI bidang Hukum, HAM, dan Keamanan ini juga mengingatkan, ditengah perkembangan Revolusi Industri 4.0 dan Society 5.0, para notaris kini juga dihadapkan pada berbagai tantangan. Misalnya, terkait pembuatan akta elektronik. Mengingat tanda tangan elektronik tersertifikasi kini sudah diakui keberadaannya oleh pemerintah.
"Revolusi Industri 4.0 dan Society 5.0 menuntut para notaris bertransformasi menjadi cyber notary, yakni memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk mempermudah menjalankan tugas dan kewenangannya, sekaligus memudahkan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan dari notaris. Misalnya, dalam hal digitalisasi dokumen yang masih terdapat beberapa tantangan terutama berkaitan dengan otentikasi dan legalisasi dokumen. Menunjukan bahwa pekerjaan rumah notaris dan pemerintah masih banyak," jelas Bamsoet.
Ketua Dewan Pembina Depinas SOKSI dan Kepala Badan Hubungan Penegakan Hukum, Pertahanan dan Keamanan KADIN Indonesia ini menerangkan, cyber notary bukanlah disrupsi terhadap notaris konvensional. Cyber notary justru meningkatkan fungsi dan peran notaris konvensional dalam era digital. Sebab, cyber notary merupakan bagian penting dari keamanan dan ketahanan siber nasional.
"Profesi notaris tetap menjadi profesi terpandang yang tidak hanya berhubungan dengan hukum, melainkan juga sangat erat hubungannya dengan kemanusiaan. Mengingat akta yang dibuat notaris dapat menjadi basis hukum atas status harta benda, hak dan kewajiban seseorang," pungkas Bamsoet. (*)
